O desafio
Gerir fundos em Excel, pastas e emails tem um custo
Rubricas que passam o aprovado
Sem aviso a tempo, a despesa a mais deixa de ser financiada.
Prazos que se veem tarde
Execução e contratação acompanhadas de memória, até ao último mês.
Documentos que faltam na auditoria
Faturas sem comprovativo e ficheiros espalhados por pastas e caixas de correio.
Custos com pessoal calculados à mão
Horas, salários e encargos, colaborador a colaborador, mês a mês.
Como funciona
Do aviso ao reembolso, num só sítio
- Candidatura
- Orçamento
- Execução
- Pagamentos
- Recursos humanos
- Pedidos de reembolso
- Documentos
Os separadores seguem o fluxo real de trabalho. Os documentos arrumam-se sozinhos em todos os passos, prontos para a auditoria. Uma aplicação para Windows, instalada nos postos da equipa, com várias pessoas a trabalhar ao mesmo tempo sobre a mesma informação.
Módulos
O que a equipa vê todos os dias
Ilustrações com dados fictícios.
Sabe sempre o que falta tratar
- Avisos no topo de cada candidatura: faturas sem PDF, pagamentos por registar, documentos de RH em falta.
- Um clique leva ao separador onde se resolve.
- Painel com todas as candidaturas e as ações pendentes.
Cada euro no seu procedimento e na sua rubrica
- Saldos por tipo de despesa e por ano, sempre atualizados.
- Não deixa lançar uma fatura acima do adjudicado nem do aprovado da rubrica.
- Notas de crédito e faturas não elegíveis tratadas sem apagar nada.
Custos com pessoal pela metodologia oficial
- Horas por dia e por projeto, com limite diário somando todos os projetos.
- Salário, subsídios e encargos calculados mês a mês.
- Os documentos do mês carregam-se uma vez e servem todas as candidaturas.
O pedido de pagamento monta-se a partir do que já está registado
- Só despesas, só RH ou os dois no mesmo pedido.
- Faturas e recibos copiados para a pasta do pedido.
- Recebimentos em várias tranches e o que falta receber.
Segurança e proteção de dados
Os dados ficam na sua organização
Na rede da organização
Base de dados e documentos na pasta partilhada, sem nuvem de terceiros.
Oito perfis de acesso
Do administrador a quem só consulta, módulo a módulo.
Dados pessoais cifrados
Cifragem dos dados dos colaboradores, a pensar no RGPD.
Registo de auditoria
Cada alteração fica registada, com autor e data.
Implementação
Ajustado à forma de trabalhar da sua equipa
Os prazos dependem do número de candidaturas em curso e de quanto da documentação já está em formato digital.
Diagnóstico
Programas, avisos em curso, equipa e como trabalham hoje.
Configuração
Tipos de despesa, perfis de acesso e pasta partilhada.
Migração
As candidaturas em execução entram com os seus documentos.
Formação
Sessões com a equipa e guias do utilizador e do administrador.
Acompanhamento
Suporte e novas versões, cada uma com nota de entrega.
Próxima fase · opcional
Inteligência artificial, quando quiser
Os números vêm sempre da plataforma. A IA explica, dá prioridade e redige; a decisão é sempre de uma pessoa.
- «Que documentos faltam para o pedido do 2.º trimestre?»
- Rubricas perto do limite e risco de perder financiamento
- Prazos e execução atrasada, por perfil
- Rascunhos de justificações e relatórios
Vamos ver o MASPIA SGC a funcionar?
Mostramos a plataforma ao vivo, com candidaturas fictícias montadas por nós.
O preço vai numa proposta à medida, depois do diagnóstico.